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コンサルティングサービス

 

私ども、アウラは元大手企業コンサルタントスタッフによる的確な

コンサルタントを行っております。

 

業務改善の推進とITシステム導入への活用

①現場並の競争優位を獲得する可視化・改善活動と仕組みづくり

業務改善を行う前提として、どのような改善の思想で現状を可視化するのかがポイントとなります。本手法では、オフィス業務を情報の加工工場と考え、日本の先進的「モノづくり工場」の基本原理をとりいれた業務改善を行います。情報の加工工場として独自に開発した記号体系とシステムを活用することにより、情報が発生する作業と、改善着眼する作業を、異なる記号で業務プロセスを可視化することができます。この作業は改善すべきと全員が共通で改善着眼することができるため、合意が得られやすく共通の課題認識のもとで業務改善を進めることができます。また、改善の定石に従い改善案を考えることができるため、改善をより推進し、業務のQCDの水準を向上することができます。

②システム運用効率を高めるための中間帳票に対する改善着眼

日常業務の遂行に必要不可欠なITシステムの導入効果を高めるためには、情報の発生時点を調査・分析するだけはなく、システムを運用する人が行う業務を改善することがポイントと考えられます。本手法ではデータフロー図という手法で情報の発生時点と情報を人が加工する流れを可視化・分析・改善することができます。そのため、システム間をつなぐ、中間帳票・個別マネジメント帳票に対して改善着眼することができ、ITシステム導入効果を高めるための業務要件として加えていくことが可能です。また、作業ごとに標準時間を調査することにより、ITシステム導入後の運用で、どのくらい費用対効果があるかを見積もることも可能です

戦略課題解決のための業務設計

①判断に迷ったときのよりどころを明確にする

基幹情報システムの導入は、多くの方々がかかわり、かつ長期間で行うため、目的が不明確になりやすく、社員の方々が精神的に不安定な状況が引き起こされて結果として推進力が減衰してしまうことや、経営者が納得するような成果をもたらすITシステムとならず差し戻しが発生してしまうことが多く見受けられる。そこで、ITシステム導入の初期段階で、ITシステムへの経営的な目的(戦略)を確認し、ITシステムの存在意義や方向性を示すミッションを掲げ、プランに係る方々全員でビジョンを共有することが必要となります。本プランでは戦略の確認を業務改善を平行して進めます。戦略を判断に迷ったときのよりどころとして活用することができ、プロジェクトの推進力を高めることができます。

 

②論理的な手法をもとに戦略から業務を設計する

「行動と結果の因果関係」を明確化していく論理的な手法をもとに戦略から業務を設計します。このことにより、戦略を遂行するために必要な活動と、その活動のパフォーマンスを測定する基準(仮説)と、事業成功をもたらす成功基準(仮説)を設定します。PDCAのマネジメントサイクルをまわし、この基準(仮説)を検証できるような業務要件を定義することができます。

また、その活動を明確にすることで、現状の延長線上ではなく、今後どのような業務をする必要があるのかが明確になります。必要に応じて「この業務を遂行するためには、どのような業務プロセスになるのか」ということまで設計することが可能です。

 

コンテントとプロセス両面からの転換

①心理的な抵抗を抑えるプロセスを組み入れる

変革を推進して行く際に、その取組が論理的であればあるほど、「言っている事は解るが、面白くない」等の感情的・心理的に納得できない事が多いのも事実です。優秀な方であればなおさら、他人が作ったプランを実行するだけの状況を嫌がる方が多いものです。業務プロセスを効率化するという課題(コンテント)も重要ですが、効率化した業務を実行する現場の第一線の社員が、自分改善案をプランしたり効率化会議に参画する事で、積極的・主体的な変革意識の醸成と、変革に対する抵抗問題を抑える効果が期待できます。

つまり、新しい業務の変更は、組織活動のさまざまな側面に今までとは違ったフィット関係を要求します。しかしそれは、機械の入れ替えのように簡単にいくものではありません。長い歴史の中で形作られてきたその組織独特のルール、文化が存在し、慣れ親しんだやり方を変えることに対する心理的な抵抗があるからです。そこで、変革活動を心理的にもマネジメントしていくことが必要があります。

②業務改善をセルフマネジメントできる仕組みを組み入れる

業務改善をより推進するためには、管理者の推進と担当者の意欲の喚起がポイントと考えられます。本手法では、改善の推進状況も可視化し、定期的に公開することで、管理者のマネジメント力が表出します。実務と改善のバランスなどマネジメントすれば達成感が得られ、マネジメントが疎かになれば強制力が暗に働くといった仕組みを組み入れることにより、業務改善を管理者自らセルフマネジメントできるようになります。また、一方で、本手法では、自分の業務は自分で可視化し、改善していくための道具(ソフトウェアと改善の定石)を活用し、実務担当者が自ら考え、実施し、振り返ることにより納得感と意欲が高まります。また、自分の改善案を管理者へプロセスチャートという共通言語を基に提案することが出来るため、感情面での抵抗をおさえ、建設的な話し合いをより進めることが出来ます。